こんにちは(^^)
少し前に会社の解散の流れについてもまとめましたが、
今度は文書・書類・図書・・・とにかく書類の数々の保管について、調べました。
経理や総務の関係の書類・帳簿の保存期間について
まとめられたページはたくさんあるのに、
建築関係はケースバイケースだからか、
ネットで調べても、難しい言葉にしてあったり、
ページによって異なったり、そりゃあもう、
あー！わかりにくい！
わたしはバカなんだ！もっと猿でもわかるようにまとめてくれ！
って思ったので、
自分が調べたことをなるべく噛み砕いてまとめたいと思います。
ネットの情報がうやむやすぎて、
結局 ①県の不動産部 ②県の建設部 ③県の建築指導課 に、
直接電話で聞いて教えてもらった内容になります。
先ずはじめに
まるで 全ての書類について保管が必要なように感じてしまいますが、
実は該当する場合にのみ保管が必要なだけなのだそうです。
まずそこから私の勘違いはスタートしていました。
こちらでは、
宅建業者・建築業者・建築士事務所についての、
書類関係の保管期間についてまとめたいと思います。
尚、電子での保存が許可されているケースもありますが、
改ざんなどが行われていないことが、証明できるようにしないといけなかったり、
10年後に、そのファイル形式を開ける環境がある保証がないため、
紙面での保存の方が、実質推奨されているような印象でした。
宅建業者の文書・書類の保管期間について
1.従業者名簿 10年
従業員名簿のようなものですが、「従業者名簿」という名称になります。
宅建の更新の時に添付している書類ではなく、
その書類を作成する元になっている名簿の用紙のことで、
様式が決まっているそうです。
・・・そうです と表現しているあたり、
そんな用紙で管理してないのがバレバレですが、
小さい会社なんて、実質そんなもんだと思います。
用紙はこちらからダウンロードして、
今までの更新の書類と照らし合わせながら作成しました。
ちなみに、わたしは栃木県民ではないのですが、
「従業者名簿」で検索した時に、テンプレで一番上に出て来たので使用させていただきました。
エクセルで作ってくださった県の担当者様、掲載してくださってる栃木県、
ありがとうございます！
宅建協会でダウンロードできればいいなと思うのですが、全宅連ページ見てもなさそうでした。
2.宅建業者が売主となる（新築・中古）住宅や土地売買の
取引台帳と関連書類 10年
これは、（もちろんですが）該当者のみのものです。
宅建業者が自ら売主となる、新築住宅や中古戸建、土地の売買がある場合は、
その取引台帳と、取引に関連する書類（売買契約書、重要事項説明書、領収書、媒介契約書、添付書類など）を保管しましょう。
3.不動産仲介の取引台帳と関連書類 5年
仲介した不動産売買の取引台帳と、
取引に関連する書類（売買契約書、重要事項説明書、領収書、媒介契約書、添付書類など）を保管しましょう
取引台帳は、形式に決まりはないそうですが、
取引に関する必要な情報を漏れなく記載しておかないといけないため、
宅建業者＝協会登録していて、協会の方でテンプレート出てると思うので、
そちらを利用すると、漏れもなく便利かと思います。
以上が、宅建業法上定められている、書類の保管年数になるとのことでした。
建設業者の文書・書類の保管期間について
1.帳簿 10年※
こーゆー表現、超絶わかりにくい！
形式は問わないそうなのですが、要は
・営業所の代表者の氏名と就任日
・請負契約に関する情報
－工事の名称、現場所在地
－契約日
－注文者の商号、住所、許可番号って書いてあるけど、お客さんの氏名、住所
－床面積（お客さんと住宅の請負契約の場合に限る）※
－瑕疵保険の割合（お客さんと２以上の建築会社で請負契約する場合に限る）※
－瑕疵担保保険の会社の名称（お客さんと住宅の請負契約の場合に限る）※
－注文者の完成確認日
－引渡日
・下請け契約に関する情報
－下請けとの請負工事名称、現場所在地
－契約日
－下請けさんの商号、住所、許可番号
－竣工の確認日
－引渡日
を記載した書面＝帳簿ということでした。
もちろん、そんな帳簿、ない！つくらなくては・・・10年分・・・
あと、特定建設業の許可をうけている会社が・・・っていう注意もあるけど、
一般の住宅を建ててる工務店向けにまとめてるので、
端折ります！いさぎよく！ごめんね！
※について
一般のお客さんでも、宅建業者の場合は別のお話になるとのことでした。
レアトークだと思うので、
うち今のところゼロなので、そちらについてもいさぎよく！ごめんね！
2.帳簿の添付書類 10年※
・契約書
こちらも、他に特定建設業の許可をうけている会社が・・・とか、施工体制台帳を作成した時は・・・っていう注意点があるけど、端折ってます。
3.営業に関する図書 10年
これは、誰でも10年
・完成図面
・打ち合わせ記録 変更関係の発注書とか
・施工体系図（一般住宅には無縁。公共事業の会社向けの内容。）
以上が、建設業法上定められている、書類の保管年数になるそうです。
ちなみに、建築基準法上の、15年ないし永久保存の書類（確認、中間、検済、構造計算書など）については、
工務店が保管することを定めているのではなく、
行政や検査機関に定められた書類の保管期間なのだそうです。
建築士事務所の文書・書類の保管期間について
・図面
－配置図
－各階平面図
－2面以上の立面図
－2面以上の断面図
－基礎伏図
－各階床伏図
－小屋伏図
－構造詳細図
－構造計算書
・工事監理報告書
こちら、本来であれば、上記の書類について、
作成から15年間の保管が定められているのですが・・・
なんと、誰とは書けませんが、
私が問い合わせた、県の建築指導課の建築士法の担当者は、
（もちろん自主的に保管していてもいいが）
「事務所登録を解除する 設計事務所を辞めるのであれば、
保管しなくても良いですよ」との回答が返ってきました！
これは、結構びっくりで。
さんざん、経理も宅建も建築も、
あれを10年、これを５年保管しろって法律で定められてるのに、
会社が廃業しても保存しないといけないのに、
え？いいの？？？
ちょっと拍子抜けしてしまいました。
でもこれ、電話で回答をもらっただけ＝口頭になるので、
実際に建築事務所をやめるってなった場合は、
きちんとfaxなど書面で保管しなくてもいい旨書いてもらうか、
書いてもらえないなら、念のためで15年保管しておいた方が安全な気がします。
とりあえず、私は保管しなくていいよーって言われたのは事実だけど、
一応電話で、県の建築指導課に電話で確認してみることをおすすめいたしまする。。。
※設計事務所登録を継続しているところは、
もちろん15年保管しないと罰則があるのでご注意ください。
というわけで、
以上が、工務店が倒産・廃業・解散する時に、
その後も保管しておかないといけない書類の種類と、年数でした。
もうねー、お役所系の文章がとんでもなく苦手で。
同じように、わからなさすぎて頭痛い（泣）ってなりそうな方のお役にたてますよーに。
